Mål
Kommunikasjonen skal bygge opp under Grüners verdier inkluderende, utviklende, lokal.
Det betyr at vår kommunikasjon skal bidra til å
- bygge fellesskap og klubbfølelse
- gjøre oss bedre, som spillere, trenere og lagledere
- gjøre medlemmer og bydelen glad i og stolt av klubben vår.
I Grüner skal alle medlemmer, frivillige og foreldre
- ha oppdatert informasjon om rettigheter, plikter og muligheter
- vite tid og sted for alle kamper, turneringer og andre arrangementer
- vite hvem som har ansvar for hva
- vite hvor de kan henvende seg til for å få svar på spørsmål.
Målgrupper
Den aller viktigste målgruppen er våre egne: spillere, trenere og lagledere, foreldre. Derfor skal vi hele tiden sørge for god kommunikasjon internt i klubben. Vi skal samtidig legge til rette for at vår omverden vet hvem vi er, hva vi driver med og hvordan de kan komme i kontakt med oss.
Våre egne:
- Spillere
- Trenere og lagledere
- Foreldre
- Medlemmer
Øvrige målgrupper:
- Sponsorer og samarbeidspartnere
- Politikere og bydelsadministrasjonen
- Lokalbefolkningen
- Media
- Naboklubber og det øvrige fotballsamfunnet
Ansvarsdeling
Styret
Er ansvarlig for å få kommunisert ut vedtak, og at klubben har et kommunikasjonssystem som fungerer. Styret delegerer disse oppgavene.
Sportslig utvalg
Sportslig utvalg har ansvar for at alle i klubben kjenner innholdet i sportsplanen, og retter seg etter den.
Daglig leder
Daglig leder har ansvaret for at alle kjenner til klubbens rutiner. Hun er også klubbens hovedmottaker for ekstern informasjon, og må sørge for at informasjonen kommer videre til rette vedkommende. Hun kan delegere noen av disse oppgavene
Trenere og lagledere
Trenerne er ansvarlig for at spillerne får og forstår innholdet i den sportslige aktiviteten.
Laglederne er nøkkelleddet for at informasjon om kamper, treninger, spilleregler, dugnader og andre aktiviteter kommer fram til spillerne på laget. Laglederen har også ansvaret for å informere daglig leder og sportslig utvalg om hendelser og problemstillinger som flere bør være informert om.
Kanaler
grünerfotball.no
Dette er klubbens offisielle ansikt utad, og skal inneholde all viktig informasjon om drift av klubben. Her skal alle målgrupper finne den informasjonen de trenger. Det som publiseres der må være opplysende og bygge opp under klubbens verdier, men også gi plass til den gode historien, smil og vise fram samhold og idrettsglede.
Nettstedet må være lett å finne fram i, og det skal være mulig å finne fram til trenings- og kamptidspunkter på våre anlegg.
Klubbens leder er redaktør for nettstedet, og det må være avklart hvem som har anledning til å endre innholdet.
Spond
Hovedkanal for intern kommunikasjon. Grüner har en egen Spond-gruppe for hele klubben. Vi bruker denne til direkte kommunikasjon med medlemmer, foreldre og trenere.
Grüners Spond er delt i årganger og lag samt en rekke grupper på tvers – for eksempel Telenor Xtra-akademiet, trenerforum, keepertrening og så videre.
Spillere, trenere og lagledere deltar i Spond-grupper for årgangen, laget og eventuelle undergrupper.
- Alt som er relatert til årganger og lag skrives i deres undergrupper.
- Alt som er relatert til spesifikke kamper og arrangementer skrives i arrangementet.
- Alt som er relevant for trenere på tvers av årganger skrives i trenergruppen.
- Det anbefales at trenere og lagledere i samme årgang skaper en Spond-chat med alle relevante parter hvis mye informasjon skal deles.
- Personer med flere verv i klubben har tilgang til alle relevante grupper.
Facebook
Dette er klubbens viktigste kanal i sosiale medier. Det som publiseres der må være opplysende og bygge opp under klubbens verdier, men også gi plass til den gode historien, smil og vise fram samhold og idrettsglede.
Grüners facebook-side er ikke ment som et diskusjonsforum.
Facebook og grünerfotball.no er supplerende kanaler, og godt innhold bør publiseres i begge.
Det kan opprettes egne Facebook-sider (grupper) for alle lag, aldersgruppe og arrangementer. Grupper som skal brukes til diskusjon skal som hovedregel være lukket.
Instagram
Dette er også klubbens ansikt utad med vekt på den gode historien, smil, samhold og idrettsglede.
E-post
E-post er hovedkommunikasjonsformen i styret og mellom styret og diverse utvalg.
Klubbens hovedepostadresse er styret@gruner.no. Daglig leder har ansvaret for drift av den, og bruker den når hun svarer på klubbens vegne.
Nyhetsbrev
Minst fire ganger i året sender klubben ut et nyhetsbrev med oppsummering av hva som har skjedd/skal skje i Grüner fotball. Utgangspunktet er saker som tidligere er publisert på nettsidene og Facebook.
Målgruppa er alle som har interesse for hva som skjer i klubben. Det vil si trenere, lagledere, spillere, foreldre, politikere, ansatte i bydelsadminsitrasjonen, fotballkretsen og idrettskretsen, naboklubber, sponsorer og samarbeidspartnere.
Det opprettes et system der det er mulig å melde seg av og på nyhetsbrevet.
Andre kommunikasjonskanaler
Hvert lag kan også bruke alternative kommunikasjonssystemer. Forutsetningen er at alle med tilknytning til laget har tilgang til systemet og får den informasjonen de har behov for.
Møter
Å møte mennesker ansikt til ansikt har en verdi i seg selv. Møter er med på å gjøre at folk blir kjent med hverandre og en kan slippe misforståelser.
Møter må være forberedt, innkalt i god tid og være effektive.
Trenere og lagledere skal stille på de obligatoriske trenersamlingene i barne- og ungdomsfotballen.
Trykte dokumenter
Trykksaker produseres når det er behov for det. Til årsmøtet skal sakspapirene også være tilgjengelige på papir.
Årets viktigste trykksak for Grüner er kalenderen. Den er både en viktig inntektskilde og er med å vise Grüner fotball fram til de som bor i bydelen vår.
Trykksaker skal ha en enkel lay-out og bruke logoer og farger i tråd med Grüner AILs bestemmelser: www.gruner.no/logoer.html
Bruk av bilder
Vi skal være varsomme med publisering av foto med barn på. Både barn og foreldre skal godkjenne bruken av slike bilder. Alle som publiserer bilder skal sette seg inn i Datatilsynets nettside om bilder av barn.
Bilderettigheter
Bilder brukt på Grüners nettsider, Facebook-side og trykte publikasjoner skal bare brukes med fotografens tillatelse.
Bilder lastet opp til Grüners nettsted og Facebook-sider kan brukes fritt i alle sammenhenger der Grüner fotball er engasjert.
Arrangementer
Alle arrangementer med eksterne deltakere skal offentliggjøres gjennom nettsidene og som et arrangement på Facebook-siden til klubben. Sidene skal følges opp med oppdateringer fram mot arrangementet.
Visuell profil
I all kommunikasjon skal vi bruke Grüners offisielle logoer.
De finnes tilgjengelig her: www.gruner.no/logoer.html
Det er ikke lov å gjøre endringer på logoene. Her finnes også fargekoder som skal benyttes når vi gjengir Grüner-fargene.
Krisekommunikasjon
Ved hendelser der liv og helse er i fare, eller uønskede hendelser som setter Grüner fotballs omdømme i fare, skal leder i klubben uttale seg på vegne av klubben. Leder har anledning til å delegere dette ansvaret.
Språk
Alt som skrives, skal være lett å forstå. Vi må bruke et enkelt, forståelig og engasjerende språk. Husk at barn og foreldre med dårlige norskkunnskaper skal kunne lese det du skriver.
Noen råd:
- Skriv korte setninger.
- Vær konkret, bruk substantiver, unngå pronomener som «den» og «det».
- Ikke bruk passivform (skriver i stedet for skrives)